terça-feira, 15 de maio de 2012

Organizando Eventos de RPG 2: Reuniões de planejamento


Seguimos a continuação dos textos sobre eventos de RPG.

Parte 2: Reuniões de Planejamento

Pré-Reunião X Primeira Reunião:
Pré-reunião é uma mini-reuniãosinha que pode ser feita na saída de uma escola, na mesa de uma lanchonete ou via e-mail/ rede social, para se dar algum formato inicial ao evento.

O ideal na pré-reunião é que ela seja marcada com poucas pessoas, o mínimo necessário para boa troca de idéias. Muita gente é bom para ideias, mas é ruim para se definir coisas. Mas uma reunião maior tende a ser interessante em um segundo momento.

Então,sentem na primeira vez com os organizadores principais (geralmente 2 – 6 pessoas, mas pode acontecer de ter mais gente) e DEFINAM (ainda que possam mudar as coisas depois) o que será o evento, ou pelo menos, organizem como será a primeira grande reunião de fato.

Pode ser feito em um lap-top ou um pedaço de papel, mas ESCREVAM as idéias iniciais. Isso vai ajudar pacas na oprimeira reunião de fato.

 Basta definir entre os organizadores principais um consenso comum do que, mais ou menos, o encontro de RPG que planejam pode vir a ser.

Com QUEM fazer essa pré-reunião? Depende do gosto de cada um.
O Ideal é :
“Amigos, maduros, que tenham tempo, interesse e facilidade de locomoção, que conheçam bem RPG e experiência em algum tipo de organização de evento".

E, assim como não existe  "local ideal", um ORGANIZADOR IDEAL não existe. Então, não se desespere.
Se for dar prioridade a algo, dê para os quesitos MATURIDADE e COMPROMISSO, que o resto vem com o tempo.

Definam também na pré-reunião (que, aliás, pode ser mais de uma) um NOME PROVISÓRIO para  o encontro/ evento. Se não tiverem um nome, chamem simplesmente de "A COISA", mas dar nome facilita.

Primeira Reunião:

ORGANIZE A PAUTA da reunião ANTES que ela ocorra:
A partir do que for acertado na pré-reunião, defina na cabeça ou em uma folha de papel quais serão os assuntos a serem discutidos.

Isso evita que se perca tempo demais em temas que podem ser definidos depois, em brincadeiras demais (um pouco é bom, mas muita bobeira detona com a objetividade), e já fornece aos demais participantes um pouco mais de foco na atividade. Tente ter ao menos uma sugestão para cada um dos itens. Isso ajuda muito a discussão a não ficar solta demais.

Se possível, imprima e xeroque os temas (pode usar o esquema abaixo sugerido, se quiser).

Tente fazer a primeira reunião (com os mesmos organizadores da "pré-reunião" e com quem mais tiverem interesse de convidar) em um local de fácil acesso para a maioria e em um dia que mais gente possa.
Não espere um dia ideal em que todos possam ir. Isso não existe. Tente um dia e local que a MAIORIA possa ir. Tente definir  o prazo da reunião para até 2 semanas. Dá tempo para  o pessoal se organizar sem esfriar os ânimos.

A primeira reunião deve tentar definir, pelo menos, o seguinte na pauta:
-Local (já esmiuçado no primeiro texto da gente)
-Data (ou datas)
-Características gerais do Evento (Eventos)
-Publico-alvo

Ou
“ONDE – QUANDO – O QUÊ – PARA QUEM”:

-ONDE: Discutido no texto anterior.

-QUANDO: Definam uma data para algo eentre um a dois meses no máximo como primeiro encontro. Menos não dá tempo de organizar as coisas e divulgar, mais que isso, esfria os animos (e sim, esse é um problema constante).

-O QUÊ: Definam o que será feito com o evento para ter a cara de vocês. Que tipo de sistemas e mesas gostam, se jogam ou não wargames, palestras, etc. No começo, aconselha-se eventos simples. Tem custo bem menor e dá tempo de ir se vendo, na prática, o que é  ou não viável.

No Saia da Masmorra, por exemplo, escolhemos fazer mesas de RPGs "Alternativos", vulgo, ssitemas que são mais dificeis de se encontrar mestres ou jogadores, por serem muito novos, muito velhos, ou simplesmente muito diferentes do habitual. Há quem prefira ênfase em terror, ou Fantasia Medieval, etc.
Mas tentem abrir o leque um pouco.

-Fora isso, definam se  o evento é para vocês jogarem ou é mais aberto ao público. Isso ajuda a definir que mesas serão disponibilizadas, horários e formas de divulgação (PARA QUEM?)

Tudo isso definido, o problema maior será o COMO. Mas isso pode ser feito na hora ou depois.
Esta série de artigos sobre Como Fazer Eventos é exatamente para ajudar nisso.

Em termos gerais é preciso se definir as características gerais da organização.
Hierarquia e organograma funcionam bem a este propósito, pois definem que, em caso de discordâncias, quem tem a palavra final sobre o quê.

AO MESMO TEMPO, sobretudo se estiver fazendo algo entre amigos (o mais comum), pode dar muita briga e atrapalhar ou a amizade ou a organização.

Então fica uma sugestão:
-Deixem o grupo inteiro responsável por diferentes tarefas.  
-Todos podem opinar, mas só quem estiver em uma reunião pode “votar” (isso ajuda a estimular as pessoas a irem).
-Entenda que não pode ser tudo do seu jeito, ou não precisaria se reunir ou de ajuda.
-Critério de desempate: Invente ou sugira um. Pode ser desde uma rolagem de dados (bem RPG, isso, hehehe) ao critério “palavra final”, ou seja, em caso de discordância, um membro do grupo (em geral o tido como o mais sensato), decide, sem discussões. No Saia da Masmorra (felizmente) a gente nunca precisou de um, mas aconselhamos, mesmo assim.

-Distribuição de Tarefas:
Na mesma reunião o ideal é definirem quem vai fazer o quê.
Os principais problemas a serem operacionalizados são: Divulgação, Contato com mestres a serem “convocados” + Definição de sistemas, Contato com os responsáveis pelo local (se necessário, e quase sempre é).
Cada categoria que tiverem a mais do que isso (por exemplo, Cards ou War Games) o ideal é que um membro do grupo se encarregue, ainda que inicialmente, de cuidar disso.

Alguns grupos preferem criar o cargo de um “Organizador Pentelho” (o cara que vai pentelhar os demais). Outros preferem “confiar uns nos outros”. Não “confiem”. Não querendo ser chatos, mas a gente funciona melhor quando sabe que alguém está em cima. O cara não precisa ser chato de verdade, mas precisa checar de vez em quando o que está sendo feito no quê, sobretudo para eventos de maior porte, ou os prazos estouram.

Patrocínio, Parcerias e Custos:
Sempre é bom, e se tiverem, façam bom uso. Mas qualquer valor que entre PRECISA ser absolutamente transparente. E isso precisa ficar claro desde o início. Todo valor que entrar, todo gasto que tiverem, tudo o que for acordado com o patrocinador PRECISA ser muito claro e “no papel”.
Vale aí acordo (mesmo que de gaveta) com o patrocinador, notas fiscais de qualquer custo que o grupo tenha ou de dinheiro que entre, e definição dos custos pessoais de cada um.

Se forem impressos panfletos, quantos e quanto cada um paga, por exemplo.

(Locomoção, pessoalmente, deixaria a critério pessoal de cada organizador, a não ser que tenham um fundo para isso)

Também, já na primeira reunião, definam se deixarão um patrocinador (se houver) participar até onde do evento. Banners, quem pagará, onde e como os logos deverão aparecer, etc, serão definidos com o tempo, mas saibam estabelecer limites que sejam, desde o início, bons para todos.

Reuniões posteriores:
Estas podem ser feitas com mais pessoas, mas deixem claro quem são os principais organizadores. Isso não quer dizer que não haja diálogo. Ele precisa ocorrer. Mas quem organiza precisa ter a palavra final. Afinal, é o tempo e o nome DOS ORGANIZADORES que pode ficar queimado.

Repitam algumas das dicas acima, como ter uma lista anterior de pauta. Isso ajuda a organização (a maioria dos eventos não será uma “assembleia”, mas melhor sugerir demais que de menos aqui).

Brega Presley


PS- A primeira parte deste texto foi puiblicada em março no endereço http://saiadamasmorra.blogspot.com.br/2012/03/como-fazer-eventos-de-rpg-i-lugares.html


 

3 comentários:

  1. Bacana Brega! Cade a parte I? Abraços

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  2. Cara, tbm não sei. Escrevi com o Firo e postei aqui em março (E ele na Imaginario RPG). Mas nao estou achando a postagem. Se sumiu, vou colocar de novo. Se achar vou incluir o link aqui.

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  3. Pronto. Já achei e inclui o link ao final do texto, LP.

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