Nosso Terceiro Texto sobre organização de encontros de RPG:
Como os anteriores, a função deste é um pouco mais introdutória ao assunto, voltado principalmente para quem nunca fez algo e está querendo se organizar.
É importante que, conforme a complexidade de um Evento/ Encontro cresçam, que a capacidade logística e compromisso aumentem com ele. Isso requer um mínimo de seriedade crescente, e o que sugerimos aqui pode não bastar.
Chegamos a um problema delicado no evento: A Data:
A maioria das cidades hoje em dia em que se planeja algum tipo de “Encontrão” de RPG tem outros tipos de evento, como festivais de animê, encontros de jogos de cartas tipo Pokemon e afins, ou mesmo outros de RPG ou Boardgames. E dependendo da cidade e dos gostos locais, isso pode significar perda de participantes em potencial.
Assim, CONHEÇA a “agenda” da época que planeja seu encontro, e descubra se há outros eventos que possam ser driblados na data.
Também tome muito cuidado com o dia que planeja seu encontro em termos de dia da semana e feriados.
Por exemplo: finais de semana antes de datas como Dia dos Pais ou Dia das Mães costumam ser menos procurados. No próprio dia das mães, então, nem pensar. Do mesmo modo, finais de semana com feriados, próximos a provas do ENEM ou grandes concursos podem dar uma esvaziada no evento.
Também preste atenção, aqui , se o local onde planeja realizar seu evento não terá alguma outra coisa planejada para a data. Afinal, dividir espaço de uma atividade que requer um mínimo de silêncio pode ser um complicador se musica alta ou ocupação de mesas for ocorrer. E isso não é tão obvio como parece, algumas vezes somos pegos de surpresa, então se informe quando for possível.
Novamente, perfeição não existe, e na maioria das vezes toda e qualquer data terá seus problemas.
Preferencialmente, utilizam-se os finais de semana para encontros, mas não é impossível existirem encontros de sexta-feira à noite, por exemplo, mas sábados e domingos costumam funcionar melhor.
O Saia da Masmorra, por exemplo, ocorre em um sábado por mês, quando possível evitamos dias de outros encontros aqui no Rio. Nossa agenda depende da disponibilidade da Point HQ, e ela só abre aos sábados para encontros. Assim temos nossos encontros sempre pautados nisso.
O Dungeons Carioca faz seus eventos em uma lanchonete aberta, e escolheram o domingo (o que nos permite, inclusive, combinar agenda entre ambos com maior facilidade).
Os Metagamers fazem seus encontros todas as quartas, à noite, e planejam um encontrão para um sábado em breve.
Outra questão aqui é a periocidade do encontro/ Evento.
Encontros semanais são bacanas, mas mesmo em Sampa ou no Rio é difícil ter bom público e tempo de organizadores (os que conseguem estão de parabéns, aliás). Encontros semanais tem a vantagem de que jogadores sabem que a qualquer momento podem decidir ir a um encontro que tem local e hora, para jogar, sem precisar se preocupar em consultar agendas.
Encontros mensais , no entanto, são a prática na maioria dos encontros de RPG. Isso permite que organizadores tenham vida (no meu caso, por exemplo, posso passar mais tempo com meus filhos), e permite melhor divulgação de mesas, horários e afins.
Encontros anuais, ou raros (menos de um por semestre) são outra opção, mais indicada para quem planeja um “encontrão” digno de ser chamado de “Evento”. Em geral é mais indicado para quem deseja (e pode fornecer) uma estrutura maior, com mais atividades e horário mais extenso de mesas.
Horário:
Isso varia muito de cultura de jogadores. Há quem prefira marcar para o meio ou começo de uma manha até determinado horário (atenção a venda de alimentos e banheiros facilitada nestes casos). Outros fazem o encontro para o inicio da tarde, ou mesmo à noite. Isso depende de cada organizador, pontualidade dos participantes (no Brasil isso não é prioridade, lembre-se disso), e do que se propõe para o encontro.
Para encontros que tenham atividades como roda de discussão, palestras ou exibição de filmes, um horário mais extenso é necessário. Converse com palestrantes sobre o tempo necessário para cada fala, descubra o tamanho de filmes e afins, e monte seu horário.
As palestras dão um colorido importante em um encontro, assim como mesa de autógrafos, rodas de discussão ou, mesmo tempo para bate-papo informal entre amigos.
Nossa sugestão é que, sempre que possível, marque as mesmas para ANTES do horário das mesas e não durante ou depois. Durante você terá o problema de de “competição” entre o público, que vai se dividir entre ambos e pode frustrar palestrantes ou mestres.
DEPOIS uma palestra pode ser mais cansativa de se ouvir, e pode ser esvaziada pela ausência de ouvintes. No entanto, mesas de autógrafo podem funcionar concomitantemente ou mesmo depois do evento principal, mas é preciso se pensar bem no público que a acompanhará.
Eventos que acabam quando escurece tem um problema adicional em alguns lugares: Segurança. Tenha isto também em mente, já que assaltos e roubos podem ser mais frequentes nestes horários. A ILUMINAÇÃO do local também precisa ser checada e rechecada. Alguns improvisam bem, como já vi em uma mesa de Cthullhu jogada a luz de velas, mas problemas corriqueiros como mosquitos, transporte público na região à noite, ou frio também precisam ser considerados.
Já eventos de Live-Action ou terror podem ser até maios divertidos à noite. Mas pense com cuidado nisso.
A duração de um evento depende de uma série de fatores. Mas é fundamental a PONTUALIDADE da organização. Se o evento começa em um horário, calcule uma hora antes para chegar, no mínimo. Imprevistos como sujeira de mesas, falta de papel ou sabonete em banheiros, organização do espaço, limpeza, colocação de banners ou faixas, etc, sempre levam um tempinho, então faça o possível para causar uma boa impressão já no primeiro participante que chegue.
Alguns são pontuais, ou mesmo chegam mais cedo, e ter gente ali para recebê-los é sempre uma boa ideia.
.jpg)
